tips untuk mengatur kotak masuk kantor Anda setelah liburan

Tentu, Anda mungkin tidak lagi berada di luar kantor (atau jauh dari meja meja makan Anda), tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat menggunakan pesan otomatis untuk membantu Anda mengatasi banyak hal, kata Lauren Stratford, dari Serius. Disortir.

“Kadang-kadang saya akan memasang penjawab otomatis untuk mengatakan ‘terima kasih untuk email Anda, ini adalah minggu pertama saya kembali dan saya berusaha untuk mendapatkan melalui email saya dalam’ X ‘jumlah jam’,” kata Stratford.

Tanggapan otomatis sepanjang tahun – mungkin merinci waktu penyelesaian email atau memberikan tautan ke halaman pertanyaan umum – juga dapat membantu meringankan beban, katanya.

Beri diri Anda waktu

Wendy Cole, dari iMastery, mengatakan bahwa hari pertama kembali idealnya bebas dari komitmen atau tenggat waktu sehingga Anda dapat menangani kotak masuk Anda, menulis daftar tugas, dan bertemu secara informal dengan kolega Anda dan orang lain.

Cole merekomendasikan Teknik Pomodoro untuk berlatih sprint 25 menit, diselingi dengan istirahat pendek.

“Dengan asumsi ada lebih dari 100 email di kotak masuk, saya akan melakukan empat sprint 25 menit – tapi mungkin butuh waktu lebih lama, tergantung berapa lama Anda pergi.”

Untuk membantu memerangi kesedihan pasca-liburan, dia menyarankan untuk memberi diri Anda hadiah untuk menyelesaikan tugas dan berpikir untuk diri sendiri: “seberapa baik rasanya memiliki rasa keteraturan luar?”

Alihkan email Anda ke offline

Bekerja secara offline akan membantu Anda fokus untuk membersihkan kotak masuk itu, kata Cole.

“Anda tidak ingin email baru masuk karena itu akan mengganggu dan berpotensi mengempis,” katanya.

Anda masih dapat menanggapi email sebagai bagian dari proses pembersihan – email tersebut hanya akan diparkir di kotak keluar Anda sampai Anda mengalihkan email Anda kembali ke online.

Cara menyaring heap

Kecenderungan alami untuk membaca email secara kronologis, kata Stratford.

“Sedangkan ketika saya pulang dari cuti, hal yang saya lakukan pertama kali biasanya adalah melihat oleh pengirim, sehingga saya dapat menemukan email atasan saya dan kolega penting saya terlebih dahulu dan mengaturnya seperti itu,” katanya.

Memuat

“Atau filter berdasarkan percakapan atau baris subjek, sehingga jika Anda sudah lama pergi dan ada email yang terbang bolak-balik tentang satu subjek, Anda dapat melihat rangkaian email yang bagus sekaligus.”

Hapus, hapus, hapus

Cole mengatakan ketika berurusan dengan banyak backlog, tujuannya adalah untuk menghapus apa yang Anda bisa secepat mungkin.

“Jadi jika ada hal-hal di sana yang lebih lama dari sebulan, saya bahkan tidak akan memprosesnya,” kata Cole, yang mungkin malah dengan cepat menjentikkannya ke folder berjudul ‘email lama’ atau ‘lemari arsip’.

Melihat email oleh pengirim juga akan memungkinkan Anda untuk menghapus buletin, artikel, atau iklan yang tidak Anda butuhkan.

Menindak email Anda

Cole merekomendasikan untuk menyortir email yang tersisa menjadi tiga ‘kelompok’: hal-hal yang perlu ditindaklanjuti, yang perlu dibaca, dan email pribadi.

“Beberapa manajer menerima banyak email CC, jadi Anda juga bisa menambahkan ember keempat,” katanya.

Kemudian saatnya untuk menerapkan sistem yang dia sebut ‘Empat D’: hapus, lakukan pekerjaan, delegasikan, atau tunda ke daftar tugas.